BUKU BESAR ( GENERAL LEDGER )

        Buku besar adalah buku utama pencatatan transaksi keuangan yang mengkonsolidasikan masukan dari semua jurnal akuntansi. Buku besar merupakan dasar pembuatan laporan neraca dan laporan laba/rugi. Buku besar dapat memberikan informasi saldo ataupun nilai transaksi untuk setiap kode perkiraan dalam suatu periode akuntansi tertentu.

Buku besar ada 2 jenis yaitu buku besar 4 kotak dan 2 kotak masing - masing punya cara yang berbeda .

Buku besar (ledger) adalah sebuah buku yang berisi kumpulan akun atau perkiraan (accounts). Akun (rekening) tersebut digunakan untuk mencatat secara terpisah aktiva, kewajiban, dan ekuitas. Dengan demikian, akun merupakan kumpulan informasi dalam sebuah sistem akuntansi. Misalnya, kas dicatat dalam akun kas, piutang dicatat dalam akun piutang, tanah dicatat dalam akun tanah, dan sebagainya untuk akun�
akun yang termasuk dalam kelompok akun aktiva. Kelompok akun kewajiban akan dijumpai akun hutang, pinjaman jangka panjang, dan lain-lain sesuai dengan jenis kewajiban tersebut. Demikian pula, modal dicatat dalam akun ekuitas.

            Buku Besar terbagi menjadi Buku Besar Umum (general Ledger) dan Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger). Sistem Buku Besar Umum menampilkan proses transaksi untuk Buku Besar Umum dan Siklus Pelaporan Keuangan. Sistem Buku Besar Umum mempunyai beberapa tujuan, yaitu untuk:

1. 2. 3. 4. 5.

mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat dan benar. memposting transaksi-transaksi ke akun yang tepat. menjaga keseimbangan debet dan kredit pada akun. mengakomodasi entry jurnal penyesuaian yang dibutuhkan. menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu untuk setiap periode akuntansi.

 Adapun fungsi dari Sistem Buku Besar Umum adalah:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Mengumpulkan data transaksi. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data transaksi dan akun. Memvalidasikan transaksi yang terkumpul. Meng-update-kan akun Buku Besar Umum dan File transaksi. Mencatatkan penyesuaian terhadap akun. Mempersiapkan laporan keuangan.

Buku besar pembantu digunakan untuk mencatat rincian akun tertentu yang ada di Buku Besar Umum. Akun Buku Besar Umum yang rinciannya dicatat dalam Buku Besar Pembantu disebut Akun Pengawas (Controlling Account). Sedangkan akun-akun yang merinci akun pengawas disebut Akun Pembantu (Subsidiary Account). Dua buku besar pembantu yang umum adalah Buku Pembantu Kewajiban (Hutang) dan Buku Pembantu Piutang. Untuk entitas sektor publik, setiap akun bisa atau perlu dibuat buku besar pembantu karena mengingat luasnya akun-akun dalam setiap entitas. Untuk selanjutnya, buku besar umum sering disingkat menjadi buku besar dan buku besar pembantu yang disingkat dengan nama buku pembantu.

Pengunaan buku besar pembantu mempunyai beberapa kelebihan sebagai berikut:

1.     Memudahkan penyusunan laporan keuangan, karena buku besar umum terdiri dari akun-akun yang jumlahnya lebih sedikit. Hal ini juga akan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam buku besar umum.

2.    Ketelitian dalam pembukuan dapat diuji dengan membanding-kan saldo dalam akun buku besar umum dengan jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu.

3.      Dapat diadakan pembagian tugas dalam pengrjaan akuntansi.

4.   Memungkinkan pumbukuan harian dari bukti-bukti pendukung transaksi kedalam buku pembantu.

5.      Bisa segera diketahui jumlah macam-macam elemen.

       Suatu instansi sektor publik memiliki kewajiban (hutang) kepada beberapa kreditor. Mekanisme monitoring hutang kepada masing-masing kreditor dilakukan melalui akun pengawas �Hutang� di buku besar umum. Akun ini digunakan untuk mencatat total kewajiban instansi kepada seluruh kreditor. Di samping itu, satu akun hutang secara terpisah disediakan kepada masing-masing kreditor itu dibuku besar pemantu. Akun-akun yang merupakan rincian dari akun pengawas hutang itu disebut akun pembantu hutang. Akun pengawas, sesuai dengan namanya, mengawasi jumlah keseluruhan hutang yang ada di akun pembantu. Saldo akun pengawas hutang harus sama dengan penjumlahan saldo-saldo akun pembantu hutang. Posting ke akun pengawas  dilakukan cukup sekali dalam satu periode tertentu (mingguan atau bulanan), sedangkan posting ke akun-akun pembantu dilakukan secara harian. Untuk entitas lain, Prosedur yang sama bisa dilakukan.